Переход от бумажных документов к электронному формату ведения документооборота позволяет организациям повысить свою эффективность и снизить внутренние издержки. В том числе инструменты цифровизации помогают автоматизировать рутинные операции, сократить время на согласование актов и счетов, а также исключить ошибки, вызванные человеческим фактором.
Когда необходимо внедрять систему учета договоров
По оценке экспертов, автоматизация документооборота сокращает цикл обработки договоров на 30–50 %, значительно снижая при этом риск потери данных из-за их неправильного хранения. Это особенно важно для организаций с большим объемом контрактов, где ручное управление становится неподъемной задачей. В государственном секторе цифровизация документооборота дополнительно обеспечивает прозрачность, снижая коррупционные риски и упрощая взаимодействие с контролирующими органами.
Таким образом, специализированное решение для учета договоров требуется представителям госструктур и субъектов предпринимательства, которые сталкиваются с высоким объемом документооборота, необходимостью межведомственного согласования или строгими требованиями к аудиту. Так, для финансового директора подобная система становится инструментом контроля бюджетных рисков и оперативной отчетности. Генеральный директор, в свою очередь, получает возможность отслеживать KPI договорной работы и стратегически планировать ресурсы, а руководитель отдела закупок — интегрировать контракты с процедурами, регламентированными 44-ФЗ или 223-ФЗ.
Как автоматизация меняет работу с договорами
Благодаря системе автоматизации ЭДО можно трансформировать ключевые этапы взаимодействия с контрактами:
- Создание документов. Цифровая платформа заменяет ручное составление договоров шаблонами, содержание которых предварительно согласовано с юридическим отделом. Система автоматически подтягивает данные из CRM или ERP, экономя время сотрудников. Такой подход исключает использование устаревших форм и ошибки при заполнении.
- Согласование и правки. Настройка автоматической маршрутизации позволяет отправлять документы ответственным лицам, фиксируя сроки и этапы согласования. Все правки сохраняются в единой версии, что предотвращает потерю данных в процессе редактирования.
- Подписание и хранение. Электронная подпись упрощает процесс визирования, а централизованное хранилище обеспечивает мгновенный поиск документов в архиве по дате, статусу и другим параметрам.
- Контроль исполнения. Автоматические напоминания о продлении контрактов и интеграция с ЭДО контрагентов позволяют своевременно обмениваться документами с партнерами.
Внедрение системы учета договоров — это шаг к устойчивому развитию организации. Она не только минимизирует юридические риски и ускоряет выполнение повседневных бизнес-процессов, но и создает единую цифровую среду, устраняя барьеры в коммуникации между участниками документооборота.